Certamente você já ouviu algumas destas frases: “Me ensinaram a fazer assim”; “Faço desta forma desde que entrei aqui”; “Sempre foi feito desta forma”.
Na velocidade em que as mudanças acontecem, essas “justificativas” já não podem mais fazer parte do nosso dia a dia. As organizações precisam de profissionais que não tenha medo de mudar e inovar, de quem está disposto a fazer as coisas de forma diferente, uma forma que vai trazer o mesmo resultado ou até melhor, mas com uma economia de tempo e principalmente custo.
Hoje quero contar uma história pra você, por muito tempo eu usei essas justificativas, e acredite, por puro comodismo ou por falta de perspectiva, o fato é “que me ensinaram assim, e eu fazia assim”.
Quando fui admitida na Rizzo Imobiliária, em Maio de 2017, tinha pouca experiência nas rotinas do departamento pessoal, eu sabia o superficial, alguém executava e eu apenas finalizava. Quando passei pelo treinamento, a pessoa que responsável pelo departamento me ensinou a forma que ela fazia, e que certamente era a forma que alguém ensinou a ela fazer.
No processo da folha de pagamento, eram inúmeros relatórios, que fui orientada a imprimir e arquivar, mesmo já sendo arquivado de forma digital. Depois de muito tempo comecei a analisar a real necessidade de imprimir estes relatórios e para qual finalidade. Eram processos feitos simplesmente por que alguém fazia assim. Então depois de analisar, decidi que estes relatórios seriam arquivados somente de forma digital. Hoje eliminei um processo, e com isso ganhei mais tempo, pois não preciso mais fazer arquivo destes, e de uma forma bem significativa contribuiu também para a redução do consumo de papel e impressões, só com papel foram aproximadamente 236 folhas por mês que deixei de imprimir.
O que quero trazer aqui é uma reflexão, para que você comece desde já a pensar fora da caixinha, a deixar o comodismo de lado, eliminar de vez essas justificativas e começar a analisar o que realmente pode ser feito para otimizar o seu processo.
Será que, o tempo que gastamos hoje imprimindo e arquivando não pode ser melhor aproveitado? E não pense que eu tinha tempo sobrando para pensar, foi exatamente a falta dele que me fez olhar para meu processo e enxergar o que podia ser melhorado, pois havia tantas atividades para fazer, que eu me sentia perdida, não conseguia entregar um resultado de boa qualidade porque a demanda era muito grande. Hoje tenho mais tempo para pensar em novas melhorias.
Quero compartilhar com você o depoimento de um colaborador que também entendeu a importância de fazer algo para melhorar o seu processo, gerando economia de tempo e dinheiro.
“Na área financeira dos alugueis, era utilizado de 1.200 a 1.500 folhas por mês, houve uma mudança na forma de registrar os repasses, sendo feito assim por arquivo remessa, permitindo retirar os recibos do aluguel do montante de documentos que enviamos para contabilidade, reduzindo o total de folhas impressas para 45 a 50 mensais. Uma economia aproximada de 2.400% ao mês.” - Paulo Cezar F. Cavalcante
É este o sentimento que todos precisam ter. Para finalizar, deixo uma dica que li no site.
Comece a manter os documentos de forma digital. Se você puder manter apenas a versão online de um documento, para que imprimir? Reflita se a impressão é realmente necessária, muitas vezes acabamos imprimindo por hábito.
Fique atento! Uma dica é sempre visualizar a impressão antes de imprimir. Se possível já deixe sua impressora configurada para impressão frente e verso padrão.
